osobní data

 

správce osobních dat: Golf club Nová Bystřice, z.s. , IČ 69103283,

sídlo: Dobrovského 1, Jindřichův Hradec I.,

spolkový rejstřík: Krajského soudu v Č. Budějovicích, odd. L., vl. 2045

datová schránka: eqpi5n

sportovní rejstřík: zatím není zřízen, více: https://goo.gl/5HEScT

zástupce správce: Ladislav Mátl, prezident spolku

 

Interní směrnice č. 1/2018

dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 ke správě osobních dat členů, s účinností od 25.5.2018:

 

Spolek vede dle §236 odst. 1 NOZ a svých stanov neveřejný seznam členů. Seznam členů je určen výlučně pro evidenci členů ve spolku v oborovém třídění podle sportovních odvětví (golf, stolní tenis). Dále  slouží k přenosu některých dat:

  1. k registraci hráčů/členů spolku u příslušných sportovních svazů
  2. k přenosu do informačního systému ČUS
  3. k distribuci informací členům.

Vedení seznamu členů je výrazem zásady otevřenosti členství ve spolku a jeho dobrovolnosti. Proto není nezbytné ke zpracování osobních údajů vyžadovat souhlas s daty jméno, příjmení, adresa a datum narození.

S ohledem na to, že historicky je základním identifikátorem při registraci sportovců u národních sportovních svazů a České unie sportu je rodné číslo a zpravidla i snímek obličeje, upravujeme tímto k  účinností Nařízení EU  způsob nakládání s osobními daty u spolku.

Spolek je prvotně členem České unie sportu a dále oborově začleněn do národních sportovních svazů – České golfové federace a České asociace stolního tenisu a přeneseně do jejich krajských či okresních svazů. 

Dále může být spolek příjemcem dotací od samosprávy (obce), regionální samosprávy (Jihočeského kraje), event. od Ministerstva školství, kterým v žádostech o poskytnutí dotace poskytuje sumarizovaná data členů (zpravidla počty ve věkových kategoriích)

 

1) Účel použití a zpracování osobních dat:

Osobní data zájemce o členství ve spolku jsou nezbytná k evidenci u vlastního spolku, organizaci sosutěží, vedení hendikepu a zpracování přehledů členské základny  a přenosu dat do sportovního svazu (registrace, zařazení na soupisku, evidenci sportovních výsledků) a  dále do evidence střešního subjektu České unie sportu (v informačním systému - iscus.cz), MŠMT, státní správy, krajské i místní samosprávy.

2) Rozsah osobních dat a kategorie příjemců:  (max. rozsah dle účelu zpracování)

     (jiná, než dále uvedená data spolek neeviduje = minimalizace)

DATA  KLUB   SVAZ *1     ČUS *2    MŠMT    PLATNOST 
jméno, příjmení  X X X  - oba sporty
rodné číslo  X X X  - oba sporty
rok narození  X X  X  X oba sporty
biometr - snímek obličeje   X  X  -  - stol. tenis
doručující pošt. adresa *4  X -  -  - golf
mail adresa  X  -  -  - oba sporty
mobil  X  -  -  - oba sporty
u nezletilých: mail rodičů  X  -  -  - oba sporty
                        tel./rodiče  X  -  -  - oba sporty
 *1) Česká golfová federace,  Česká asociace stolního tenisu/informační systém STIS
 *2) Informační systém ČUS/v oborovém členění dle sportů/oddílů spolku (golf, stolní tenis)
 *3) příp. souhrnné výkazy počtu členů ve věkových kategoriích

 *4) Doručující adresa, tj. místo, kde má člen záruku převzetí zpravidla doporučené zásilky.

       Není tím vyžadováno uvedení „bydliště dle §80 NOZ“.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3) Zpracování a přenos dat:

     a)  v evidenci ve spolku   

     b)  další zpracování :

            * při sestavování evid. seznamů a soupisek pro novou sezónu,

            * při přestupu/příchodu nových hráčů,vyřazení z databáze

            * přihlášky do turnajů: jméno, příjmení, rok narození (identifikace v soutěžích)

            * zpracování sportovních výsledků (jméno, příjmení, rok narození)

      c)  přenos do informačního systému sportovního svazu (Česká golfová federace)

           pověření ke správě klubové agendy na serveru cgf.cz: předseda STK golf. oddílu spolku

      d)  přenos do informačního systému České unie sportu

      e)  zpracování přehledů, výkazů pro krajskou či místní samosprávu

      e)  změna a výmaz,

4) lhůty pro výmaz jednotlivých kategorií osobních dat:

      zrušení členství a výmazu dat :

      1) výmaz v živém registru národního svazu,

      2) výmaz v živém registru informačního systému ČUS

      3) informace členu (mail) o provedení výmazu a jeho procesu v registrech sportovního                 svazu a spolku

      4) výmaz v seznamu členů spolku

      lhůty pro provedení výmazu: k datu ukončení členství/ neprodleně

5) Způsob uložení a přenosu a úschovy osobních dat:  

  1. data jsou uložena výlučně ve vlastní elektronické evidenci (mimo jiné servery) v zabezpečeném počítači správce, bez přístupu dalších        subjektů či osob, v sídle spolku.
  2. přístup k souboru s daty je pod heslem
  3. přenos dat do registrů sportovních svazů je prováděn výlučně zápisem do el. databází s přístupem pod heslem
  4. v evidenci sportovních svazů jsou data uložena v rozsahu jméno, příjmení, rodné číslo, sportovní historie po dobu 10 let po ukončení  členství ve spolku a výmazu z živé databáze, tj. po ukončení aktivní činnosti, pro kterou byla registrace provedena (§3a odst. 6 Zákona o  podpoře sportu). Správcem těchto dat  je národní sportovní svaz – Česká golfová federace.

 6) zanesení osobních dat do evidence spolku:  (oba sporty) 

Neprodleně po předání přihlášky a zaplacení členských poplatků. Zanesení osobních dat do evidence spolku je odvislé od zaplacení ročních  členských poplatků jak při vzniku členství, tak i při roční aktualizaci.

To znamená, že v evidenci spolku nejsou evidovány osobní data těch, kteří nestvrdili svůj zájem „být členem“ zaplacením ročních členských poplatků, tedy svůj jednoznačný projev vůle. Neevidujeme černé duše.

Spolek odvádí za každého evidovaného člena příslušným sportovním svazům evidenční poplatky z každého registrovaného člena. Členem spolku není žádný člen, který by nebyl registrován u sportovního svazu.    

 

Zaplacením členských poplatků berete na vědomí, že i pro případ nominace hráče (člena spolku) do soutěží řízených Krajským svazem (krajský přebor) nebo ligové soutěže, řízené ČGF, vyjadřujete souhlas s pořizováním fotografií ze soutěží  a jejich publikování na facebooku gc.novabystrice a webových stránkách golfnovabystrice.cz  v zájmu propagace činnosti a úspěchů spolku, jakož i jiných propagačních materiálů spolku.   

Zpracování osobních dat v uvedeném rozsahu a způsobem je založeno na souhlasu  a vědomém předání výše uvedených osobních dat a stvrzení  svobodné vůle k jejich předání zaplacením ročního poplatku člena, tedy zcela konkrétní,  jednoznačný, aktivní a dobrovolný projev vůle subjektu údajů i k roční aktualizaci.

 

Důsledkem odmítnutí souhlasu k předání a zpracování osobních dat ve výše uvedeném minimálním rozsahu, je nepřijetí mezi členy spolku příslušného sportovního oboru, tedy i vzniku členství u spolku a tím i vzniku registrace u sportovních svazů.

Záznam osobních dat člena do evidence spolku a příslušných registrů je vázán na zaplacení ročních členských poplatků, tj. prvek platného a svobodného souhlasu. 

Pro případ, že po zaplacení členských poplatků nejsou osobní data ve lhůtě do 10 dnů poskytnuta, je zaplacený čl. poplatek vrácen na vypravující účet.

 

Obecné nařízení:   https://www.uoou.cz/gdpr-obecne-narizeni/ds-3938/p1=3938

informační leták:

 

V Jindřichově Hradci dne 3. května 2018

 

 

 DÁLE:  PODMÍNKY ČLENSTVÍ

              PŘIHLÁŠKA